Flota: conductores, vehículos, propietarios y tráileres

Antes de crear tu primer despacho necesitas, al menos una vez, registrar a quien maneja, el vehículo y a su dueño. Todo lo que registres queda en la base propia de tu empresa y se reutiliza en los siguientes despachos.

Conductores

Conductores → Registrar conductor: cédula, nombre, teléfono, licencia de conducción y su vencimiento. Si el conductor trabaja para una sociedad y no por cuenta propia, completa también el nombre y el NIT de esa sociedad.

Un mismo conductor puede estar asociado a varias empresas y a varios vehículos.

Vehículos

Vehículos → Registrar vehículo:

• Placa y configuración oficial del vehículo (2, 3, 3S3…). La configuración dice si el vehículo necesita tráiler.
• Carrocería (unidad de transporte): estacas, furgón, furgón refrigerado, tanque… La carrocería decide qué tipos de carga puede llevar.
• Capacidad en kilos y en metros cúbicos.
• Vencimiento del SOAT y de la revisión técnico-mecánica.
• El propietario del vehículo.

Los tractocamiones no tienen carrocería propia: la carrocería es la del tráiler que arrastran.

Tráileres

Tráileres → Registrar tráiler, si el vehículo es un tractocamión: placa, carrocería, capacidad y propietario del semirremolque.

Propietarios

Propietarios: cédula o NIT, nombre, teléfono y cuenta bancaria. El propietario es, por defecto, el titular del manifiesto: a quien se le paga el Valor a Pagar del despacho.

Documentos y vencimientos

En el detalle de cada conductor, vehículo, tráiler o propietario está la sección de documentos: licencia, SOAT, técnico-mecánica, tarjeta de propiedad, PILA (la planilla mensual de seguridad social del conductor)… cada uno con su fecha de vencimiento.

• Un documento vencido o rechazado bloquea la expedición del despacho que lo use.
• Los documentos por vencer aparecen en las Alertas del Panel, enlazados al conductor o vehículo concreto.

Revisa las alertas al empezar el día: renovar un SOAT a tiempo evita que un despacho quede frenado en la validación.