Despachos, de la creación al cumplido

El despacho es el viaje concreto: tu empresa, conductor, vehículo, carga, origen, destino y flete. Es la transacción central de la plataforma y pasa por estos estados:

Borrador → Validado → Manifiesto expedido → En tránsito → Entregado → Cumplido, y luego queda liquidado y facturado. Mientras no tenga remesa ni manifiesto radicados, se puede cancelar.

1. Crear el despacho

Despachos → Crear despacho: conductor, vehículo (y tráiler si aplica), carga, municipio de origen y destino, sedes de cargue y descargue, el valor del flete acordado y, si lo hay, el anticipo.

Al elegir la ruta verás dos referencias:

• La estimación SICE-TAC, calculada con el archivo oficial del Ministerio: el piso que el pago al transportador no puede romper.
• El precio de plaza, la mediana de lo que realmente se ha pagado en ese corredor (con al menos 3 despachos de referencia).

El despacho queda en Borrador con su propio consecutivo.

2. Revisar las validaciones

Mientras está en Borrador, el detalle muestra las validaciones bloqueantes: piso SICE-TAC, documentos del conductor y del vehículo, y que el conductor y el vehículo estén asociados a tu empresa. Cada una en rojo dice exactamente qué falta.

3. Validar, adjuntar póliza y aceptar la orden

1. Validar despacho: solo se activa cuando todas las validaciones están en verde.
2. Adjuntar póliza: tipo de póliza y valor declarado de la carga. BTM queda como tomador ante la aseguradora.
3. Orden de transporte: revisa las condiciones (flete, anticipo, porcentaje de intermediación) y usa Aceptar la orden. Queda registrado quién y cuándo la aceptó.

4. Confirmar el anticipo

Si el despacho lleva anticipo, debe quedar confirmado antes de expedir. El flujo está en Pagos: anticipo y saldo.

5. Expedir el manifiesto

Expedir manifiesto envía los terceros, el vehículo, las remesas y el manifiesto al RNDC bajo la habilitación de BTM. El proceso corre en segundo plano y es reanudable: si el RNDC responde con un error temporal, puedes volver a intentarlo y no se reenvía lo que ya quedó radicado.

Con el manifiesto expedido, el despacho muestra el radicado y el código de seguridad que valen en carretera, y la orden de cargue para el conductor.

6. Tránsito y tiempos

1. Iniciar tránsito cuando el vehículo sale (con la orden de cargue completada).
2. Reportar tiempos: llegada, inicio y fin de cargue, inicio y fin de descargue. Se envían al RNDC en segundo plano, dentro del plazo regulatorio.
3. Registrar Recibido en cada remesa: nombre, cédula y foto de quien recibió en destino.
4. Marcar entregado cuando termina el descargue.

7. Registrar el cumplido

Registrar cumplido cierra el viaje ante el RNDC: fija el Valor a Pagar final con los tiempos reales. Al registrarlo se crea automáticamente la obligación de saldo, con fecha límite a 5 días hábiles (Decreto 1017 de 2025).

Después vienen el pago del saldo y la liquidación y factura.

Devoluciones

Si en la entrega hubo un faltante o un rechazo, crea una devolución desde el despacho original: un nuevo despacho enlazado para regresar la mercancía. Un faltante parcial no bloquea el cumplido del despacho original.